Accordo sul trattamento dei dati

I termini non definiti qui hanno il significato che hanno nel GDPR. In questo Accordo:

GDPR

Il Regolamento (UE) 2016/679.

Normativa privacy

Il GDPR, il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003) e le altre norme applicabili al trattamento.

Contratto

I Termini di servizio di Dettami accettati dal Cliente, con i documenti che richiamano.

Servizio

Dettami — l'app per Mac e per Windows, il sito, il portale e il servizio online — come descritto nel Contratto.

Dati personali del Cliente

I dati personali che Litchi tratta per conto del Cliente nell'erogare il Servizio, descritti nell'Allegato 1.

Membri

Le persone che fanno parte dell'organizzazione del Cliente in Dettami.

Sub-responsabile

Un altro responsabile a cui Litchi affida attività di trattamento dei Dati personali del Cliente.

Violazione

Una violazione dei dati personali (art. 4, n. 12, GDPR) che riguarda i Dati personali del Cliente.

Clausole Contrattuali Standard

Le clausole tipo approvate dalla Commissione europea con la decisione di esecuzione (UE) 2021/914.

SEE

Lo Spazio economico europeo.

1. Questo Accordo regola il trattamento dei Dati personali del Cliente che Litchi svolge per conto del Cliente nell'erogare il Servizio.
2. Il Cliente è titolare del trattamento; Litchi è responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
3. Restano fuori da questo Accordo, perché Litchi non li tratta per conto del Cliente:
   • i dati che restano sui computer dei Membri (Mac o PC con Windows) — l'audio, il testo delle dettature, lo storico, il glossario e gli snippet personali, le chiavi AI, le note non sincronizzate — che Litchi non riceve;
   • il testo che l'app manda ai fornitori AI scelti dai Membri con le proprie chiavi: parte dal computer e va direttamente al fornitore, secondo il contratto fra il Membro (o il Cliente) e quel fornitore, che non è un Sub-responsabile di Litchi;
   • le note che un Membro fa leggere a un connettore AI che ha autorizzato lui (per esempio Claude o ChatGPT): le riceve quel servizio su istruzione del Membro, secondo il contratto fra il Membro (o il Cliente) e quel servizio, che non è un Sub-responsabile di Litchi;
   • i dati che Litchi tratta come titolare autonomo, descritti nell'Informativa sulla privacy: la gestione dell'account di ciascuna persona, la fatturazione e i pagamenti, i log tecnici per la sicurezza del Servizio.

1. Litchi tratta i Dati personali del Cliente solo su istruzione documentata del Cliente, anche per i trasferimenti verso Paesi fuori dal SEE, salvo che lo richieda il diritto dell'Unione o italiano; in tal caso informa il Cliente prima del trattamento, se la legge non lo vieta.
2. Le istruzioni del Cliente sono il Contratto, questo Accordo e le scelte che il Cliente e i suoi admin fanno nel Servizio (per esempio, accendere il dettaglio dell'uso per persona). Istruzioni ulteriori si danno per iscritto e devono essere compatibili con il Servizio.
3. Litchi informa subito il Cliente se, a suo parere, un'istruzione viola la Normativa privacy.
4. Litchi tratta i Dati personali del Cliente solo per erogare il Servizio. Non li usa per scopi propri, non li vende e non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

1. Il Cliente garantisce che il trattamento dei Dati personali del Cliente ha una base giuridica valida e che gli interessati sono informati come prevedono gli artt. 13 e 14 GDPR.
2. Se i Membri sono suoi dipendenti o collaboratori, il Cliente rispetta le norme sul lavoro. In Italia, prima di accendere il dettaglio dell'uso per persona, rispetta l'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori) e informa i lavoratori. Il dettaglio per persona è spento di serie e lo accende solo un admin del Cliente.
3. Il Cliente fa in modo che chi registra le riunioni con il Notetaker ne informi i partecipanti e, quando la legge lo richiede, ne raccolga il consenso.
4. Il Servizio non è pensato per categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati relativi a condanne e reati (art. 10). Se i Membri li inseriscono nel glossario, negli snippet o nelle note condivise, il Cliente ne verifica la base giuridica.
5. Il Cliente gestisce gli accessi del suo team: chi è admin, chi entra, chi esce.

Litchi garantisce che le persone autorizzate a trattare i Dati personali del Cliente si sono impegnate alla riservatezza o hanno un adeguato obbligo legale di riservatezza, e che vi accedono solo nella misura necessaria a erogare il Servizio, a dare assistenza o a rispettare la legge.

Litchi adotta le misure tecniche e organizzative adeguate al rischio richieste dall'art. 32 GDPR, descritte nell'Allegato 2. Può aggiornarle nel tempo, purché il livello complessivo di protezione non diminuisca.

1. Il Cliente dà a Litchi un'autorizzazione scritta generale a ricorrere a Sub-responsabili. Quelli in uso sono elencati nell'Allegato 3.
2. Litchi informa il Cliente di ogni aggiunta o sostituzione di un Sub-responsabile con almeno 15 giorni di preavviso, per email agli admin o nel portale.
3. Entro questo termine il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati. Le parti cercano in buona fede una soluzione; se non la trovano, il Cliente può recedere dal Contratto prima che il cambiamento abbia effetto, senza penali e con il rimborso della parte di abbonamento già pagata e non goduta.
4. Litchi impone a ogni Sub-responsabile, con un contratto, gli stessi obblighi di protezione dei dati di questo Accordo, in particolare garanzie sufficienti di misure tecniche e organizzative adeguate (art. 28, par. 4, GDPR).
5. Litchi resta pienamente responsabile verso il Cliente dell'adempimento degli obblighi dei suoi Sub-responsabili.

Litchi conserva i Dati personali del Cliente su server nell'Unione europea (Germania). Se un trattamento comporta un trasferimento verso un Paese fuori dal SEE — per esempio verso un Sub-responsabile con sede negli Stati Uniti — Litchi lo effettua solo con le garanzie del capo V GDPR, come le Clausole Contrattuali Standard, e su richiesta fornisce al Cliente le informazioni su queste garanzie.

1. Diritti degli interessati. Tenendo conto della natura del trattamento, Litchi assiste il Cliente con misure tecniche e organizzative adeguate a rispondere alle richieste di esercizio dei diritti (capo III GDPR). Il Servizio già permette a ogni persona di esportare i propri dati e cancellare il proprio account dal portale, e agli admin di gestire i Membri. Se una richiesta arriva direttamente a Litchi, Litchi la inoltra al Cliente senza ingiustificato ritardo e non risponde nel merito senza sue istruzioni.
2. Sicurezza, valutazioni d'impatto e consultazioni. Litchi assiste il Cliente, con le informazioni di cui dispone, negli obblighi degli artt. 32–36 GDPR: sicurezza del trattamento, notifica delle violazioni, valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e consultazione preventiva del Garante.

1. Litchi notifica al Cliente ogni Violazione senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza.
2. La notifica descrive, per quanto noto: la natura della Violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolti, un contatto presso Litchi, le probabili conseguenze e le misure adottate o proposte per porvi rimedio e attenuarne gli effetti. Le informazioni non disponibili subito si forniscono appena possibile, anche in più fasi.
3. Litchi adotta subito misure ragionevoli per contenere la Violazione e collabora con il Cliente perché possa notificarla al Garante e, se necessario, comunicarla agli interessati (artt. 33 e 34 GDPR).

1. Questo Accordo vale per tutta la durata del Contratto e, dopo, finché Litchi tratta Dati personali del Cliente.
2. Alla fine del Contratto, Litchi cancella i Dati personali del Cliente entro 30 giorni, salvo che il diritto dell'Unione o italiano ne imponga la conservazione.
3. Su richiesta del Cliente, fatta prima della fine del Contratto o entro quei 30 giorni, Litchi gli restituisce i Dati personali del Cliente in un formato strutturato e di uso comune (esportazione), prima di cancellarli.
4. Le copie nei backup non si cancellano una per una: vengono sovrascritte con la rotazione dei backup entro 90 giorni. Fino ad allora restano protette con le misure dell'Allegato 2 e non sono trattate per altri scopi.

1. Litchi mette a disposizione del Cliente, su richiesta, le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR e di questo Accordo.
2. Se queste non bastano, il Cliente può svolgere un'ispezione, direttamente o tramite un revisore indipendente vincolato alla riservatezza, con un preavviso ragionevole e a proprie spese. L'ispezione si svolge in modo da non ostacolare il Servizio e da proteggere i dati degli altri clienti e la sicurezza dei sistemi.
3. Per i Sub-responsabili, le verifiche si svolgono nei modi previsti dai loro contratti, per esempio attraverso le loro certificazioni e i loro rapporti di verifica.

Ciascuna parte risponde dei danni causati dal trattamento secondo l'art. 82 GDPR. Litchi, come responsabile, risponde se non ha adempiuto gli obblighi del GDPR specificamente diretti ai responsabili del trattamento o se ha agito in modo difforme o contrario alle legittime istruzioni del Cliente.

1. In caso di contrasto fra questo Accordo e il Contratto sulla protezione dei dati, prevale questo Accordo.
2. Il Cliente accetta questo Accordo insieme ai Termini di servizio quando attiva l'abbonamento. Chi lo accetta dichiara di avere il potere di farlo per conto del Cliente.
3. Litchi può aggiornare questo Accordo per adeguarlo alla Normativa privacy o a nuove funzioni del Servizio, avvisando il Cliente con almeno 30 giorni di preavviso e senza ridurre il livello di protezione dei dati.
4. Per la legge applicabile e il foro valgono le disposizioni del Contratto.
5. Questo Accordo è pubblicato in italiano e in inglese; in caso di contrasto prevale l'italiano.

Categorie di interessati

• I Membri del Cliente (per esempio dipendenti, collaboratori, soci);
• le persone invitate a entrare nel team del Cliente;
• i partecipanti alle riunioni registrate con il Notetaker, quando le note sono sincronizzate.

Categorie di dati personali

• dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email;
• ruolo nell'organizzazione, inviti e richieste d'ingresso;
• conteggi d'uso giornalieri per computer e categoria di app: parole, dettature, secondi di dettatura, correzioni; mai il testo;
• termini del glossario e snippet condivisi con il team;
• contenuto delle note delle riunioni sincronizzate: trascrizione, riassunto, partecipanti.

Categorie particolari di dati

Il Servizio non è pensato per trattarle. Possono comparire solo se i Membri le inseriscono nei contenuti condivisi (sezione 4).

Natura e finalità

Conservazione, organizzazione, consultazione, messa a disposizione dei Membri e cancellazione dei dati, per erogare Dettami: far funzionare il team e gli inviti, mostrare l'utilizzo ai Membri e agli admin, sincronizzare glossario, snippet e note, inviare le email di servizio.

Durata e frequenza

In modo continuativo, per la durata del Contratto; dopo, secondo la sezione 11.

Conservazione

Dati dell'organizzazione e conteggi d'uso finché esistono l'organizzazione e gli account; note sincronizzate finché un Membro o un admin non le cancella; inviti e link d'invito scadono dopo 14 giorni; backup sovrascritti entro 90 giorni.

Luogo del trattamento

Server nell'Unione europea (Germania); trasferimenti fuori dal SEE solo secondo la sezione 8.

Minimizzazione

• L'audio e il testo delle dettature restano sui computer dei Membri: il Servizio riceve solo conteggi d'uso, mai il testo.
• Nei campi password l'app non manda niente al cloud e non salva niente nello storico.
• Il dettaglio dell'uso per persona è spento di serie, e nella classifica compare solo chi lo sceglie.

Cifratura

• Tutte le connessioni fra l'app, il sito e i server sono cifrate (TLS).
• Le password sono conservate con bcrypt.
• I backup sull'object storage sono cifrati.

Controllo degli accessi

• Token di accesso che scadono dopo 8 ore; token di aggiornamento con rotazione a ogni uso.
• Licenza dell'app firmata digitalmente.
• Permessi nel Servizio che separano i dati di ogni organizzazione e distinguono admin e Membri.
• Limiti ai tentativi di accesso e log tecnici conservati 30 giorni, per individuare gli abusi.
• Accesso ai server limitato al personale autorizzato, con chiavi crittografiche.
• Segreti (chiavi e password del Servizio) mai nel codice sorgente.

Disponibilità e ripristino

• Backup del database a rotazione: 7 giorni sul server, 30 giorni su object storage in Germania, fino a 90 giorni in una copia di sicurezza fuori sede nell'Unione europea.

Organizzazione

• Personale autorizzato e vincolato alla riservatezza; accesso ai dati solo quando serve.
• Server e database nell'Unione europea (Germania).
• Sub-responsabili scelti e vincolati per contratto agli obblighi di questo Accordo.
• Notifica delle Violazioni al Cliente entro 48 ore dalla scoperta.

Non sono Sub-responsabili

• Google, quando un Membro sceglie «Accedi con Google»: è titolare autonomo dell'accesso.
• I fornitori AI (Google Gemini, Groq, Anthropic, OpenAI) che i Membri scelgono con le proprie chiavi: ricevono il testo direttamente dal computer, secondo il contratto del Membro o del Cliente.
• Hugging Face, GitHub e PyPI, da cui l'app scarica una volta, al primo avvio, il modello vocale e, sul Mac, gli strumenti Python (su Windows solo il modello, da Hugging Face): vedono solo l'indirizzo IP del computer.